62 Perguntas a fazer para contratar parceiros em design systems

Os design systems podem ser uma ferramenta extraordinária para ajudar à transformação digital de qualquer organização. Seja no setor público ou privado, estes sistemas modulares, são instrumentos fundamentais para implementar em escala, boas soluções de acessibilidade e usabilidade, ao mesmo tempo que se constituem como um acelerador valioso dos processos.

Contudo, pensar, desenhar e desenvolver design systems requer competências muito específicas. Não basta dominar as disciplinas de design e development. É essencial perceber como uma metodologia de escala, pode ajudar nos ciclos de desenvolvimento de produtos e serviços digitais. Mais que as competências técnicas, é igualmente importante compreender o retorno de investimento de um instrumento como este, ao mesmo tempo que se consegue medir a sua eficácia através de métricas e se gere um modelo de governação que facilita a colaboração e o processo evolutivo do design system.

Procurar parceiros

Construir uma equipa de transformação digital, para trabalhar ou não com design systems, é uma tarefa complexa. É necessário equilibrar premissas orçamentais, claro, mas também conseguir reunir os talentos certos. Preferencialmente deve ser a visão a nortear a equipa que devemos construir e quais os talentos necessários. Só sabendo onde quer a organização chegar, é possível perceber quem precisamos para nos ajudar com o seu talento a lá chegar.

Quando falamos de design systems, isto faz ainda mais sentido. O trabalho de design systems requer competências específicas e que nem sempre existem nas nossas equipas. E está tudo bem. É perfeitamente normal que assim seja. Esta pode ser uma excelente oportunidade para trazer para trabalhar connosco, parceiros com competências próprias em design systems e que nos vão ajudar a chegar ao ponto de evolução que procuramos.

Guia de perguntas

É importante que a busca de parceiros seja feita, em que área for, mas especialmente em design systems, com detalhe e rigor. É natural que nem todas as empresas tenham estas competências para oferecer aos seus clientes, embora muitas vezes o possam dizer que sim. Nestes casos é muito importante fazer um processo de selecção estruturado, cuidado e rigoroso.

Uma das coisas mais importantes neste processo de selecção é saber fazer as perguntas certas. Conseguir questionar de forma concreta e incisiva cada potencial parceiro, para com base nessas respostas, percebermos se aquela empresa, será o melhor parceiro ou não, para trabalhar connosco o design system da nossa organização.

Servindo como mero ponto de referência e sugestão, aqui fica um apanhado de algumas das perguntas que podem ser feitas a um potencial parceiro de design systems. Estas são só algumas das questões que podem ser feitas num processo de selecção deste género. Todas estas questões vão permitir avaliar se a empresa que se está apresentar, tem ou não as competências mais interessantes para trabalhar connosco na área de design systems.

Design systems

Como definiria a empresa o que é um design system?
Quais os design systems de outras organizações que servem de referência nos vossos projectos?
Que autores relevantes no campo dos design systems servem de referência para os vossos projectos?
Desde quando é que os design systems se tornaram uma área de trabalho na empresa?
Como foi a evolução e aprendizagem da empresa no campo dos design systems até aos dias de hoje?
Como definiriam o conceito de design tokens?
Que tipo de aplicação podem ter os design tokens no design system?
Podem partilhar algum tipo de artigos, apresentações, vídeos ou qualquer outro tipo de conteúdos onde seja necessário perceber os processos e o pensamento da empresa sobre design systems?
A empresa tem por hábito participar em eventos das comunidade de design e development a partilhar o seu trabalho em design systems? Se sim, em que eventos é que já participaram?

Clientes e portfolio

Que projectos de design systems já realizaram?
Para que clientes e setores de atividade económica?
Poderiam indicar clientes com os quais já tenham trabalhado e que me possam dar mais referências sobre o vosso trabalho em design systems?

Equipas e pessoas

Quem na empresa é que se pode considerar especialista em design systems e porquê?
Que formação especifica sobre design systems já frequentaram os especialistas (design e development) em design systems da empresa?
Qual a experiência concreta da equipa de design a trabalhar com design systems?
Qual a experiência concreta da equipa de development a trabalhar com design systems?

Experiência de utilizador

Como pode o design system ajudar à implementação em escala de boas práticas de acessibilidade e usabilidade?
Que estratégias costumam utilizar nos projetos para implementar boas práticas de acessibilidade e usabilidade ao longo de toda a metodologia?
Qual a experiência da empresa em acessibilidade digital?
Que tipo de verificações de acessibilidade digital, automáticas ou manuais, fazem parte do vosso processo de trabalho?
Têm na empresa alguém que se possa considerar especialista de acessibilidade digital? Se sim, quem?
Qual a experiência da empresa na realização de testes de usabilidade presenciais e remotos?
Como utilizar o design system para potenciar a implementação de boas práticas de conteúdo e linguagem clara?

Retorno de investimento

Como definiria a empresa o retorno de investimento que os design systems podem trazer as organizações?
Imaginando um cenário onde seja necessário justificar perante a gestão da empresa o investimento em design systems, que tipo de informação pode ser importante incluir nesse business case?

Gestão e governação

Em termos de metodologia quais são as principais etapas e tarefas de um projecto de construção da versão inicial de um design system?
Que calendário pode estar associado a um projecto deste género? Quais os principais pontos de validação?
Como é feito o orçamento de um projecto deste género? Com base em âmbito fechado? Faturação por horas? Outro?
Em termos de gestão de projecto, quais são as diferenças as diferenças que a empresa identifica entre um qualquer projecto de transformação digital e um projecto de design systems?
Qual deve ser a composição padrão de uma equipa de design system?
Como pode ou deve a estrutura dessa equipa crescer ou diminuir conforme a evolução do trabalho do design system?
Durante o vosso processo de trabalho como é feito o envolvimento das esquipas de stakeholders da empresa?
Para construir um design system eficiente é fundamental perceber o contexto e área e negócio da empresa, como o pensam fazer neste projecto?
No caso de organizações que tenham um património de produtos digitais que seja necessário converter com o design system, que tipo de estratégia sugerem seguir?
Por que tipo de componentes se deve começar o desenho e desenvolvimento de componentes no sistema?
Que tipo de métricas podem ser importantes analisar na gestão e evolução de sistema?
Como recolher e identificar cada uma das métricas que podem ser analisadas num design system?
O que deve caracterizar e fazer parte de um modelo de governance de um design system?

Adoção das equipas

Que tipo de dinâmicas sugerem implementar na organização para promover a utilização do design system pelas várias equipas de produto?
Que tipo de barreiras têm encontrado nas equipas de produto à utilização do design system?
Que processos e modelos de suporte às equipas de produto que estão a adotar o design system pode ser importante implementar?

Arquitectura de sistemas

Qual é a importância que a definição da arquitectura do design system pode ter para a evolução do sistema?
No processo de trabalho, quando deve ser feito o primeiro esboço desta arquitectura?
Qual a arquitectura de design systems mais utilizada pela empresa nos projetos que tem realizado?

Documentação de sistemas

Como podem ser documentados os design systems?
Que informações podem fazer parte da documentação de um design system em geral? E de um componente?
Têm experiência com ferramentas de documentação como o Zeroheight?
Na opinião da empresa quando deve ser criada uma plataforma de documentação pública e partilhada?
Quais as vantagens que a empresa vê na existência de uma plataforma de documentação do design systems pública e partilhada com a comunidade de design e development?

Design

Como gerem a articulação do design system com a disciplina de DesignOps?
Como pode a equipa de design design utilizar os design tokens?
Quais as ferramentas de trabalho mais comuns da equipa de design quando trabalha design systems?

Tecnologia

Como gerem a articulação do design system com a disciplina de DevOps?
Como pode a equipa de development utilizar os design tokens?
Quais as tecnologias de Frontend que sugerem utilizar no desenvolvimento do design system? Porquê?
Tecnologicamente falando, como pode ser feita a articulação entre tecnologias web e apps dentro do design system?
Como articular o desenvolvimento de componentes em diferentes tecnologias de frontend em simultâneo?
Quais as ferramentas de trabalho mais comuns da equipa de development quando trabalha design systems?

Mentoria e formação

Têm experiência em dar formação sobre design systems a equipas?
A empresa tem formadores o certificado de competências pedagógicas (ou similar)?
Que tipo de abordagens de mentoria ou formação têm por hábito utilizar nos projetos?
Têm mais experiência com modelos de formação síncrona, assíncrona ou ambos?

Não existem fórmulas mágicas

Independentemente do processo de selecção que se possa seguir, uma ideia é fundamental passar quando o tema são design systems. Não existem fórmulas mágicas. Seja qual for o parceiro, nenhuma empresa pode prometer que do dia para a noite implementa um design system em determinada organização sem esforço ou a baixo custo. É fundamental perceber que o contexto de cada empresa é essencial para definir a estratégia a seguir por cada design system.

Isto requer muito trabalho dedicado. Colaboração e pesquisa do contexto de cada organização. Envolvimento com os colaboradores das organizações, as pessoas que mais percebem daquele negócio. Só com tudo isto e muito mais, é possível atingir o verdadeiro potencial dos design systems nas organizações e aproveitar os efeitos de transformação que eles podem criar.