É interessante perceber, como as intranets têm nos últimos tempos, reconquistado o seu espaço enquanto ferramentas de comunicação e trabalho das equipas. Hoje em dia, por uma série de razões umas mais recentes que outras, ninguém contestará a importância basilar da comunicação interna nas empresas. Embora possam ser adoptadas muitas e variadas estratégias é também neste contexto onde ferramentas como as intranets podem dar um contributo muito valioso.
Por outro lado, quando se pergunta se “ainda precisamos de intranets?”, pode ser tentador responder imediatamente que “não”. Mas, se olharmos para as internets com uma visão mais cuidada, mais focada nas suas potencialidades ao invés daquilo que têm sido, não será difícil perceber, que as mais-valias para as dinâmicas das equipas e das empresas, poderão ser imensas.
Numa análise histórica bastante simples destas ferramentas e da sua importância, é fácil perceber que em tempos ouve que nenhuma empresa prescindia da sua intranet. Contudo, com a evolução tecnológica, estas ferramentas foram caindo em desuso por várias razões. As empresas encontraram outras soluções que garantiam as necessidades de colaboração entre as equipas, especialmente através de serviços alojados na cloud.
O panorama agora é um pouco diferente deste contexto. Hoje em dia, quase todos os serviços online, são alojados em cloud. Com esta evolução também as intranets se transformaram, evoluíram, passando naturalmente aproveitar todas estas potencialidades. Quem acompanha a evolução deste produto digital, percebe que estamos claramente num ponto de viragem. Às necessidades colaborativas é cada vez mais recorrente aliar uma dimensão identitária muito forte às intranets, tanto que possibilitam que estas ferramentas se tornem também elas, espaços de construção de identidade da empresa muito relevantes.
Uma visão simplista
Quando se fala de intranets a tendência do senso-comum é classificar a ferramenta, simplesmente como um “espaço”. Uma plataforma, alojada na rede interna ou na cloud, onde se pode realizar as tarefas mais básicas do dia-a-dia de qualquer empresa. Na verdade uma intranet serve para tudo isto, é bem verdade. Mas, se olharmos para todas as potencialidades que uma intranet pode trazer a uma corporação, esta visão mais simplista pode ficar um pouco aquém das potencialidades.
Olhando a todas as mais-valias tecnológicas que temos à disposição e à crescente importância que o tema da cultura das empresas tem ganho nas corporações, as intranets podem e devem ganhar um papel mais abrangente nas dinâmicas de trabalho, mas também em tudo o que está relacionado com a comunicação interna dentro das empresas.
Ecossistema completo
Definir aquilo que pode ser uma intranet nos dias de hoje, tem tudo que ver com a ideia de “convergência”. O dia-a-dia das equipas é feito com a utilização de várias ferramentas, algumas delas tecnlógicas, outras não. É utópico acreditar que todas essas ferramentas devem estar dentro da intranet. Mas, eventualmente fará bastante sentido, que a intranet seja a “porta de entrada” de cada colaborador para aquilo que são os fluxos de trabalho e principais ferramentas da empresa. Não se trata de migrar tudo o que são ferramentas para dentro da intranet, mas garantir que esta faz a ponte e ligação para todas elas. Quase como se de um mapa se tratasse.
No fundo, é como se a intranet deixasse de ser tão só uma única “página”, mas sim um ecossistema completo que integra e faz a conexão entre todas as ferramentas necessárias ao dia-a-dia de um colaborador na empresa. Através deste ecossistema, desta intranet, todos os colaboradores terão a certeza que encontraram as ferramentas necessárias aos seus desafios, ao mesmo tempo que aí descobrem também toda a informação relevante sobre a empresa.
Dimensões estratégicas
Partindo deste conceito da intranet enquanto ecossistema, muitas poderão ser as potencialidades, as dimensões estratégicas, que esta ferramenta poderá tomar na empresa. Cada uma destas dimensões assume na corporação uma importância diferente, pois o dia-a-dia de cada colaborador é bem diferente. Apesar disso, pode ser muito importante, no início ou evolução de qualquer intranet, tomar em atenção todas as dimensões que podem ser trabalhadas através de uma solução deste género.
Congregar
Uma das dimensões que melhor pode concretizar uma intranet é a sua propriedade de congregar ferramentas. Qualquer solução deve em primeiro lugar, ser o principal centro de ligação a qualquer ferramenta, processo ou documentação necessária à atividade de um colaborador na empresa. A intranet em si, pode não ter integrado tudo o que o colaborador vai precisar de utilizar no seu quotidiano, mas acima tem a função de potenciar a ligação a tudo que seja necessário.
Conectar
Pode parecer uma redundância, mas conectar pessoas, os colaboradores da empresa, é uma das principais missões de qualquer intranet. Para o sentido de corpo da empresa, saber quem é quem e qual a sua missão, é uma grande mais-valia. Embora em alguns casos pelo tamanho da empresa seja quase impossível que todas as equipas se conheçam, através da intranet essa finalidade pode ser bastante facilitada.
Facilitar
É importante não esquecer que uma ferramenta deste género, só faz sentido se facilitar processos de forma bastante pragmática a cada colaborador. Uma intranet antes de mais constitui-se como um desafio interno à simplificação de processos, otimização de ações traduzindo-se isto por sua vez em poupanças de tempo muito significativas no dia-a-dia.
Envolver
Na construção de um espírito e identidade de empresa é fundamental envolver as pessoas nos principais processos de tomada de decisão, bem como na construção de estratégicas de curto, médio e longo prazo. A intranet, pode em muito, ajudar a que todo este processo de envolvimento transversal aconteça de forma mais ágil e automatizada.
Comunicar
A intranet é uma ferramenta muito valiosa em tudo o que diz respeito às necessidades de comunicar com os colaboradores aquilo que vai acontecendo dentro e fora da empresa. Através de várias tipologias de conteúdos, é possível ajudar a que todos os colaboradores tenham conhecimento de todos os momentos mais relevantes para a vida da empresa.
Colaborar
Num estado de evolução e implementação avançado de qualquer intranet, atendendo também à definição desta ferramenta como um ecossistema completo, colaborar com colegas e equipas em projetos específicos será sem sombra de dúvidas uma das dimensões mais importantes. Permitir que tudo o que acontece relativamente a um determinado projeto, aconteça no mesmo ecossistema, vai alterar em muito a forma como as equipas trabalham entre si.
Partilhar
Em qualquer empresa, especialmente naquelas com dezenas ou centenas de colaboradores, é incrível as soluções que cada equipa desenvolve para melhorar o seu trabalho. Ideias relacionadas com os mais diversos aspetos do quotidiano, mas que muitas vezes se traduzem em inovações incríveis. Um ecossistema de trabalho comum como uma intranet, ajuda a que cada equipa possa partilhar ideias e soluções com toda a corporação. Por consequência, este espaço de trabalho torna-se também num lugar de inspiração fantástico para a evolução daquilo que são as dinâmicas das várias equipas.
Personalização para as equipas acima de tudo
Apesar de todas as potencialidades que temos à disposição na construção, estratégica e tecnológica, numa intranet, é importante não esquecer um outro conceito. Uma intranet é uma ferramenta de trabalho pessoal. É importante que qualquer solução tenha em atenção um ajuste perfeito às necessidades reais de cada utilizador.
Uma solução, dificilmente servirá para todos os utilizadores ao mesmo tempo. É um desafio imenso, pensar, desenhar e desenvolver uma solução de intranet que possa ser customizada às necessidades de cada utilizador. Contudo, este objetivo deve sempre nortear o trabalho da intranet em qualquer empresa, pois é ele que garante que aquela ferramenta, será efetivamente relevante para todos os colaboradores e por consequência uma mais-valia valiosa para a corporação.
Fotografia © Lindsay Henwood (Unsplash)