Os truques de uma video-chamada

Os cuidados a ter para que uma video-chamada seja realmente eficaz e útil

O aumento de equipas em regime de trabalho remote, traz consigo naturalmente um aumento exponencial das reuniões em video-chamada. Esta é uma ferramenta de comunicação e de trabalho colaborativo incrível, mas que tem os seus desafios.

Ao contrário daquilo que se possa pensar, as reuniões em video-chamada são bem mais difíceis de gerir do que uma qualquer reunião presencial. A gestão dos fluxos de conversa, a disciplina na agenda de temas abordar, o registo de conclusões, são tudo tópicos, que numa reunião à distância ganham ainda maior importância.

Momentos de uma reunião

Uma reunião em video-chamada nunca pode ser considerada um simples telefonema, mas com o acrescento da imagem. Uma reunião deste género, continua a ser um momento de trabalho, que requer um método e que deve obedecer a um conjunto de prioridades muito concretas.

Existem alguns passos e processos que é preciso garantir que funcionam, antes, durante e depois da reunião em video-chamada, para que esta possa ser efetivamente eficaz e útil aos projetos e não apenas mais um momento sem resultados práticos.

Preparação

📃 Divulgar a agenda da reunião. A eficácia de uma reunião em video-chamada é fundamental, por isso mesmo, antes da reunião começar todos os participantes devem conhecer a agenda dos temas a tratar e se for caso disso, preparar a sua intervenção.

🤫 Encontrar um espaço silencioso e confortável. O ambiente em que cada participante realiza a reunião é muito importante, o ruído de fundo pode se tornar muito prejudicial para todos.

Antes de começar

⏰ Chegar mais cedo. A pontualidade é sempre importante, mas nestes casos, garantir que está tudo pronto 5 minutos antes da hora marcada, pode aligeirar bastante o tempo utilizado.

✏️ Reunir todo o material necessário. Durante a reunião é normal serem necessários vários materiais diferentes (papel, canetas, post-its, etc.), antes de se estabelecer ligação com a equipa garante que tens à tua volta tudo o que possas vir a precisar.

🎧 Dispôr de headphones. Cada participante estará em ambientes diferentes com equipamentos diferentes, em alguns casos o volume do som não será o melhor e o isolamento do som com headphones pode ajudar a melhorar a qualidade do áudio.

✅ Testar todos os equipamentos. Antes da reunião começar testar a ferramenta de video-chamada, a câmara, o microfone e os headphones a utilizar. Assim, se a reunião tiver algumas pessoas, não se perderá tempo a garantir que todas têm as devidas condições.

📡 Garantir uma boa ligação de internet. Parece uma redundância, mas em muitos casos não é, muitas vezes só percebemos a qualidade da nossa ligação quando já estamos numa video-chamada. Uma má ligação pode prejudicar em muito uma reunião.

💻 Evitar ao máximo partilhar computadores. Existir pessoas a partilhar computadores, pode não ser boa ideia, porque isso dificultará as condições de visualização e participação dessas pessoas na reunião. Não esquecer de ter por perto o carregador, porque a bateria pode acabar a meio.

Logo no início

🤩 Escolher um moderador. Vai ser necessário gerir a participação de todos, por isso é importante que exista um moderador, não só com esta função, mas também com a missão de controlar o tempo estipulado para a reunião. Por norma, pode ser uma boa prática, o moderador ser a pessoa que definiu os objetivos da reunião e preparou a sua agenda.

☝️Confirmar as presenças. Logo no inicio da reunião, antes da discussão dos pontos da agenda começar, garantir que todos os participantes estão ligados e com perfeitas condições.

🎯 Clarificar objetivos. Para que a discussão possa ser útil, será muito relevante clarificar os objetivos atingir no final da reunião. Isto vai ajudar a guiar e hierarquizar a discussão e garantir que aquele momento atinge as suas finalidades.

✍️ Registar conclusões. Existe quem defenda que todas as reuniões devem ter uma ata associada. Podendo não se chegar a este ponto de registo, deve ser escolhido alguém no inicio da reunião que fique responsável por registar as principais conclusões e tarefas que sejam definidas.

Durante a reunião

😍 Pedir para falar antes de intervir. É fácil a discussão de temas tornar-se caótica com muitas pessoas a falar ao mesmo tempo. Por norma, em qualquer reunião, isto já seria complicado. Numa video-chamada é simplesmente caótico. Antes de intervires pede permissão e garante que todos te estão a ouvir.

👂 Saber ouvir. Não interrompas a meio da intervenção de uma pessoa. Ouve a sua opinião e depois pede permissão e se for caso disso acrescenta algo mais ao que foi dito. Se muitas pessoas começarem a falar ao mesmo tempo, ficará bastante confuso e ninguém perceberá as ideias de ninguém.

📌 Colocar questões objetivas. Quanto mais simples forem as questões colocas à discussão, mais concisas serão as respostas. Em reuniões com algumas pessoas, deve ser dada a oportunidade de todos participarem, por isso é importante gerir bem os tempos de intervenção colocando questões o mais objetivas possíveis.

🖐️ Usar emojis para respostas simples. Os emojis, podem ser também uma ferramenta muito útil durante uma video-chamada. Os emojis de 👍 e 👎 podem ser por exemplo uma forma simples de responder a questões simples de “sim” ou “não”, “concordo” ou “discordo”.

💬 Usar as mensagens com objetividade. Durante uma video-chamada é normal a utilização também da área de mensagens. Contudo, pode ser bastante útil esta área ser só utilizada para colocar questões ou partilhar algum tipo de ligações, ao invés de gerar mais conversação.

🎤 Silenciar microfone. Sempre que não seja necessário utilizares o teu microfone, coloca-o em modo silencioso. Assim evitas a propagação do ruído de fundo do teu espaço e a criação de mais interferências nos restantes participantes. Algumas ferramentas, permitem a utilização da “spacebar” do teclado para esta finalidade.

Mesmo importante

💸 Concentrar na reunião. Pode ser tentador, mas se estás em reunião por video-chamada, não te distraias a fazer outras coisas, não relacionadas com aquele momento. Quanto mais concentrados estiverem os participantes, mais rápida será a reunião.

⌛ Respeitar as pausas. Em reuniões maiores, será necessário fazer pausas como é lógico. Mas o facto de se estar em remote, pode ser tentador sair a meio. É importante que todos respeitem o tempo de reunião e por isso as pausas devem ser feitas por todos ao mesmo tempo.

Assim que terminar

📤 Partilhar registo de conclusões. Assim que a reunião terminar, o registo das conclusões deve ser partilhado por todos os participantes. É fundamental que esta tarefa não se atrase para que todos saibam exactamente com que tarefas ficaram responsáveis.

📅 Marcar nova reunião. Se for caso disso, no final de uma reunião, pode ser uma boa altura para marcar a próxima. Este ciclo, estabelece logo, pontos de controlo de tarefas e mantém os assuntos “vivos” na agenda da equipa.

Mais importante de tudo

Uma reunião em video-chamada, como qualquer outra reunião, é um momento de trabalho colaborativo que deve ser utilizado com parcimónia, bom senso e pragmatismo. A realização de um momento como este deve ser rentabilizado ao máximo e utilizado quando efetivamente trouxer valor acrescentado ao desafio em cima da mesa.

Antes de marcar uma reunião por video-chamada, pondera se essa é mesmo a melhor ferramenta para determinada finalidade. É fundamental que a distância não traga uma quebra na confiança entre a equipa e que embora possa estar separada fisicamente, deve continuar a realizar cada uma das suas tarefas com o tempo e a concentração necessária.

Fotografia © Charles Deluvio