Quanto custa à sua empresa não ter um design system?

Ilustração de personagens a subir e a descer uma rampa ao conceito de poupanças que pode gerar um design system

Se a sua empresa trabalha algures na área digital ou se é responsável por um ou mais produtos digitais, em algum momento nas conversas das equipas já é capaz ter surgido o termo “design system”. Dependente do contexto da conversa, o termo pode ter sido vinculado de diversas maneiras. Seja pela necessidade e mais valias que poderia trazer aos produtos digitais ou a forma como este poderia gerar significativas poupanças de tempo e dinheiro na empresa.

Não será, certamente difícil a qualquer pessoa, seja um profissional da área do design, do development ou até mesmo da gestão, reconhecer os benefícios de uma coisa como um design system. Assumindo estes sistemas de design como um conjunto de orientações transversais para o desenho e desenvolvimento dos interfaces dos produtos digitais, é fácil perceber que quanto maior for a coerência, consistência e reaproveitamento de soluções entre os vários interfaces dos produtos, maiores serão os benefícios para as empresas e por consequência, maior será a eficiência na utilização de recursos.

Pense a longo prazo

Contudo, desde o ponto em que se reconhece o valor até ao momento em que a empresa decide investir tempo e dinheiro na construção e evolução de um sistema vai um passo de gigante. Sejamos claros, um design system é uma coisa que dá trabalho, muito trabalho a fazer. Não vai gerar resultados do dia para a noite e vai necessitar de bastante trabalho colaborativo entre várias equipas da empresa. Mas, também é justo dizer que o impacto que pode ter nas empresas é brutal quanto olhamos para um horizonte de médio e longo prazo.

Para além de se afirmar como uma proposta que pode literalmente revolucionar os processos de trabalho em áreas tão díspares como User Experience (UX), User Interface (UI) ou Frontend Development (isto só para referir as mais evidentes), estes sistemas tendem a esmagar com o tempo tudo aquilo que são processos de desenho e desenvolvimento redundantes. Imagine um cenário onde consegue minimizar tarefas de desenho repetidas sem necessidade ou o rework no desenvolvimento. É em tudo isto que um design system pode ajudar a sua empresa!

Esquema de Ben Callahan com o balanço entre produtividade e tempo num projeto com e sem design system
A Lista Apart © Ben Callahan

Compreenda o cenário atual

Naturalmente quando estamos bastante envolvidos com algo, especialmente algo como um produto digital, tendemos a ter uma visão muito apegada à realidade que conhecemos e pode ser difícil reconhecer alguns desafios. Os mais céticos muito provavelmente dirão algo como “O meu produto já é bastante coerente”, “Estamos a reutilizar o máximo de coisas que podemos” ou ainda “Não temos nenhum tipo de ineficiências no trabalho das equipas”.

Faça então um teste simples para perceber se é mesmo assim ou não. Experimente levar a cabo uma auditoria de interface ao seu produto digital. A proposta é bastante simples mas muito poderosa nas conclusões a que podemos chegar.

  1. Escolha algumas das páginas ou fluxos de interação mais importantes do seu produto (quantos mais melhor porque a avaliação será mais completa);
  2. Agora fazendo simplesmente print screens, procure identificar os principais componentes que encontra nos vários interfaces. Tudo conta, desde os componentes mais pequenos como os botões até aos componentes bem maiores como cabeçalhos ou rodapés;
  3. Depois de ter centenas, se não milhares de print screens com vários componentes de interface, tente criar grupos temáticos. Junte num grupo tudo o que são elementos interativos, noutro elementos informativos, peças de conteúdos, cartões, etc.;
  4. Por fim, olhe para cada um desses grupos temáticos e pergunte-se a si próprio “Será que precisava de todos estes componentes diferentes?”, “A informação que estou a passar com dois ou mais componentes não poderia ser feita só com um?” ou ainda “Quantos tipos de botões diferentes temos?”.

A resposta à pergunta se a sua empresa precisa ou não de um design system, está no resultado deste pequeno exercício que pode ser feito em qualquer momento sem nenhum conhecimento técnico sobre a temática.

Faça as contas

A somar ao exercício anterior e se estiver à procura de razões para começar a investir a sério na construção e evolução de um design system, existe um outro exercício que poderá fazer e que ainda por cima mexe diretamente com dinheiro 💸 (aquele que sai do bolso da empresa).

Os designers e os developers são peças fundamentais de qualquer equipa de produto. É por eles que passa grande parte do trabalho diário de evolução dos produtos digitais. A somar a isto, estes dois perfis de profissionais são também fundamentais em qualquer design system e é no seu trabalho que podem ser geradas grandes poupanças de tempo e dinheiro.

Se tentarmos para cada um destes perfis de profissionais, quantificar o tempo que gastam com tarefas que poderiam ser eliminadas se existisse um design system, poderemos chegar, de forma bastante preliminar é certo, a uma ideia dos valores que nos poderia poupar a existência de um design system na empresa. Façamos então as contas.

Imagine que os UX/UI Designers da sua empresa, utilizam por semana duas horas a encontrar respostas a algumas questões como…

  • Onde estão os nossos logotipos em formato vectorial?
  • Que cor deveria utilizar neste caso?
  • Será que o contraste destas cores passam na acessibilidade?
  • Como devo escrever esta mensagem de erro?
  • Alguém na equipa já fez uma coisa semelhante?

Imagine também que os Frontend Developers utilizam por semana duas horas a encontrar respostas a questões como…

  • Onde é que a equipa de design colocou os recursos mais recentes?
  • Neste caso utilizamos imagens .png ou .svg?
  • Que espaçamentos deveríamos utilizar neste componente?
  • Este componente funcionará bem em leitores de ecrãs?
  • Preciso de fazer isto de novo ou posso reutilizar alguma coisa?

Agora, só para efeitos de demonstração, vamos supor que a equipa de Design na empresa tem 10 pessoas e o preço médio por hora de um UX/UI Designer é de 30 euros. Por outro lado, vamos também supor que a equipa de Frontend tem igualmente 10 pessoas e o preço médio por hora de um Frontend Developer é de 50 euros.

Olhando ao facto que um mês tem em média 4 semanas e um ano tem 12 meses, poderíamos tentar calcular quanto vai custar à empresa os UX/UI Designers e Frontend Developers andarem constantemente a responder a este tipo de questões.

🧨 30 Euros por hora * 2 Horas por semana * 4 Semanas do mês * 12 Meses do ano * 10 UX/UI Designers na equipa = 28 800 Euros gastos por ano pela equipa de Design a resolver coisas em que um design system poderia ajudar

🧨 50 Euros por hora * 2 Horas por semana * 4 Semanas do mês * 12 Meses do ano * 10 Frontend Developers na equipa = 48 000 Euros gastos por ano pela equipa de Frontend a resolver coisas em que um design system poderia ajudar

É importante realçar que este é um cálculo bastante genérico. Para termos um retrato mais concreto de cada realidade, seria necessário adaptar o grupo de questões (acrescentando eventualmente muitas mais) e adaptar os valores médios por hora e o número de pessoas nas equipas. Ainda assim, este exercício pode de forma muito simples sugerir um hipotético método de cálculo para se tentar numa fase inicial, antever que tipo de poupanças poderia um design system trazer à empresa.

Vamos vender o tema na empresa?

Agora que tem mais algumas referências de como começar o cálculo das eventuais poupanças, terá que convencer as restantes equipas e profissionais a começar este caminho consigo. Não será certamente um desafio fácil, mas os ganhos no médio e longo prazo podem ser incríveis. Para além de ter à sua disposição um volume imenso de informação online sobre o tema dos design systems, existem também mais alguns recursos que o podem ajudar.

Para facilitar o processo de “venda” na empresa dos design systems, tem à sua disposição duas ferramentas interessantes. Um modelo de apresentação genérica criada pela UXPin (um software de desenho de interfaces) e um outro modelo de apresentação mas este criado pela agência de digital product design americana SuperFriendly. Em ambos os casos poderá fazer o download dos modelos de apresentações de forma gratuita.

O caminho pode não ser simples, mas os ganhos no longo prazo vão transformar por completo a sua empresa e os seus produtos digitais, acredite.

Ilustração © Ana Rute Costa