Fazer apresentações requer muita prática e muitos erros também

Apresentações a clientes. Só o tema em si já pode gerar algum friozinho na barriga. Se trabalhas em design é difícil que nunca tenhas feito nenhuma apresentação sobre um projeto a cliente. Seja em agências, como freelancer ou qualquer outro contexto, as apresentações, para o bem ou para o mal, fazem parte da vida de qualquer designer (e ainda bem).

Fazer uma apresentação pode gerar algumas inseguranças mas é uma experiência incrível. Pensar e “desenhar” uma apresentação (e aqui não estamos a falar de um ficheiro Keynote) é um trabalho complexo. Para além de contar uma boa história é preciso simplificar a mensagem até ao ponto em que possa ser partilhada e compreendida pelo nosso público. Isto exige de qualquer um de nós um trabalho especifico e que não pode simplesmente “ficar para depois”.

É preciso errar muito

Por muito que gostássemos que assim não fosse, para chegarmos aquele ponto em que fazer uma apresentação já se torna natural, vamos ter que errar muito. Fazer, fazer e fazer muitas apresentações. Pelo caminho vamos cometer todos os erros possíveis e imaginários. Desde os mais básicos até aquelas situações caricatas que nunca na vida iríamos adivinhar que nos poderiam acontecer a nós.

Como em tudo no design a prática e o erro são ótimas conselheiras. Só através disto é que conseguimos dominar qualquer ferramenta. Seja pois claro uma ferramenta de desenho vectorial de interfaces ou as técnicas de apresentação. E ainda assim, faltará sempre mais qualquer coisa o que torna este processo quase uma dinâmica infinita de aprendizagem constante.

A minha checklist

Depois de cometer todos os erros que é humanamente possível cometer em apresentações, pessoalmente, fui limando algumas arestas na forma como fazer apresentações. Sejam apresentações de projeto, formação, conferências ou simplesmente reuniões. Uma lista ajuda sempre a organizar ideias e por isso fui criando ao longo do tempo uma lista de lembretes que percorro sempre antes de realizar qualquer apresentação.

Ainda não é uma fórmula perfeita (tenho perfeita consciência nunca será), mas são já alguns lembretes importantes. Aqui partilho contigo, para analisares com todo o sentido critico, alguns dos cuidados que tenho quando realizo algum tipo de apresentação.

Imagina a tua apresentação como sendo muito mais que um conjunto de slides. Se fosse só slides bastava enviares a apresentação por email.
Planeia a estrutura da tua apresentação antes de tudo. A tua apresentação deve contar uma “história” interessante.
Prepara bem a tua apresentação. Apresentações mal preparadas e envoltas em desculpas são meio caminho para o desastre.
Define qual é a mensagem fundamental a transmitir. E foca nisso ao máximo, no final é isto que queres que o teu público retenha.
Coloca a ênfase nas coisas positivas e não nas coisas negativas. Se não conseguires falar bem do teu trabalho, quem o fará?
Evita sempre minimizar o que estás a apresentar. Se estás a fazer uma apresentação sobre isso é porque o tema é importante de alguma maneira.
Foge de entrar em detalhes demasiado técnicos. É só uma apresentação, não é um curso intensivo sobre uma qualquer ferramenta.
Partilha histórias pessoais para ajudar a criar empatia, mas sem exagerar. No final do dia estamos sempre a falar de pessoas e não há nada mais poderoso que uma relação empática e uma boa história.
Inicia e termina a apresentação com ideias fortes. Tens que conseguir “agarrar” o teu público no inicio e fechar com chave-de-ouro.
Utiliza o humor de forma inteligente para ajudar a criar proximidade. Existem poucas coisas tão poderosas como uma gargalhada no momento certo de uma apresentação.
Comunica através de uma linguagem simples e clara. Mas sem infantilizar as pessoas para quem estás a falar.
Cria impacto visual, seja através de slides ou objectos. As imagens ajudam muito a reter e visualizar ideias abstractas.
Sê sempre o mais autêntico e genuíno possível. Não queiras parecer o que não és porque isso vai transparecer facilmente.
Mantém o contacto visual em toda a apresentação. Mais um vez, estás a falar com pessoas, por isso é bom que mantenhas o contacto com quem estás a comunicar.
Evita ler discursos escritos ou textos em slides. Ler cria sempre distrações do essencial, as pessoas que tens à tua frente na apresentação (já tinhamos dito que estás a falar com pessoas, certo?).
Cuidado com as muletas verbais excessivas. É normal que elas existam, mas quando são em demasia viram caricatura.
Faz pausas no discurso e utiliza os silêncios. O silêncio também é uma ferramenta de comunicação importante e ajuda a criar “espaços vazios” para acentuar determinadas ideias.
Conhece e manipula todas as condições logísticas do local da apresentação. Evita todo o tipo de surpresas logísticas que conseguires, antes ser aquele que faz duplas verificações do que o que é apanhado de surpresa.
Procura utilizar uma boa colocação de voz para o espaço em que estás. Testa a acústica do espaço, não murmures nem fales demasiado baixo.
Existem coisas que só melhoram com a prática. Por mais apresentações que possas fazer, a apresentação seguinte, será sempre melhor, por isso vai com calma e não sejas demasiado exigente contigo próprio.

Sentido crítico, sempre

Podemos fazer as listas que quisermos, mas poderemos fazer sempre melhor. Por mais listas que façamos vamos sempre cometer um ou outro erro em apresentações. E está tudo bem que assim seja. Não é preciso amargurarmos muito isso. Avaliamos. Aprendemos. E fazemos melhor na próxima. Nada de mais.

O mais importante é que mantenhas sempre o sentido critico e consigas efetivamente fazer uma boa avaliação de cada apresentação. Sem dramatismos de diva ou uma visão desleixada. Algures ali do meio. De forma equilibrada. Com rigor mas sem querer chegar a um nível celestial (até porque isso não é possível). Aliás, a primeira grande ideia a ter em conta para qualquer apresentação é sabermos tirar de cima de nós algum peso ou carga que exista. Isso vai-nos deixar muito mais tranquilos e soltos para fazer aquilo que é suposto numa apresentação. Contar uma boa história.